Definování projektu: Vzorový vstupní dotazník

Užitečným nástrojem pro získání základních informací o designové zakázce je vstupní dotazník. Ukažme si příklad takového dotazníku, co všem by v něm mělo být.

Žádný univerzální dotazník ovšem neexistuje. Každá zakázka vyžaduje trošku jiný úhel pohledu a důraz na trochu jinou sestavu detailů, každý designér si volí svou cestu, jak mu vyhovuje se na podstatné věci ptát. Nicméně nějaký souhrn informací, které bychom si o každé zakázce měli co nejdříve zjistit, se sestavit asi dá.

Zkusme to na příkladu jedné z nejběžnějších zakázek, designu webových stránek. Následující body jsou v praxi ověřeným seznamem nejčastějších a nejdůležitějších bodů, které pro návrh většiny webů potřebujeme znát. Pro větší přehlednost je vhodné otázky rozdělit do několika samostatných logických celků. Uvedené otázky i s jejich popisy uvádím ve finální podobě tak, jak je obvykle sám prezentuji klientům. Texty psané kurzivou jsou ale poznámky určené pouze pro nás, do dotazníku pro klienta už nepatří.

Základní informace

  • Typ webu. Jedná se o prezentaci (firmy/produktů), nebo online službu? Jedná se o nový web, či přepracování již existujícího? Typická otázka, kde odpověď nejspíš už známe ze zadání. Proto ji zde rovnou naznačíme, ale stejně si vyžádáme klientovo potvrzení. Např.: Podle zadání předpokládáme, že požadavkem je redesign stávajícího webu, jehož hlavním účelem má být prezentace firmy Globuli, seznámení s výrobním programem, katalog produktů a poskytnutí kontaktů pro širokou veřejnost. Doplňkovou součástí má být služba vyhledávání parametrů kuličkových ložisek na základě zadání výrobce a čísla výrobní série, která má být dostupná pouze pro registrované B2B partnery. Je to tak správně?
  • E-commerce. Bude součástí webu prodej zboží či služeb? Pokud ano, budou následovat dodatečné otázky na objem obchodu, platební kanály, distribuční cesty atd. — viz další kapitoly.
  • Název. Jméno vaší prezentace či služby. Pokud ještě název není pevně dán, uveďte, jak by se v ideálním případě měla jmenovat (bez ohledu na to, zda je jméno skutečně použitelné, zda už existuje jinde apod.).
  • Claim. Jednovětný slogan popisující vizi, smysl, cíl vaší firmy či služby.
  • Popis. Několika větami definujte svou firmu / produkty / budoucí službu. Nehodící se škrtněme.
  • Klíčová slova. Kdybyste měli svůj byznys najít ve vyhledávači a neznali jeho název, jaká slova/frázi byste použili? Seřaďte použitá slova podle důležitosti. Jeden ze základních vstupů pro budoucí SEO a online marketing.

Účel a cíle webu

  • Aktuální stav. Jak nyní využíváte internet a sociální sítě, co na tom chcete změnit? Proč chcete nový web / redesign stávajícího webu? Nehodící se škrtněme.
  • Cíl. Co má být primárním cílem webu? Čeho jeho provozováním chcete dosáhnout? Na tuto odpověď se dobře soustřeďme, ne každý klient má vůbec představu, proč vůbec web dělá a co od něj čeká. Snažme se z něj nějakou odpověď dostat za každou cenu.
  • Cílová skupina. Je web určen koncovým uživatelům, nebo B2B? Pokud jde o běžné uživatele, popište co nejlépe tři typické/ideální návštěvníky vašeho webu — jejich profese, zájmy, příjmová skupina, věk, pohlaví, limity a omezení; znáte-li, i typické technické vybavení, jako kvalita připojení, typ zařízení a prohlížeč atd. V případě B2B popište typického partnera na druhé straně spojení.
  • Účel. Jaký problém může váš web pomoci jeho návštěvníkům vyřešit? Proč na něj budou chtít přijít?
  • Nadstavba. Jaké jsou další, sekundární cíle webu?
  • Ideální scénář. Co má návštěvník na webu udělat od příchodu do opuštění webu v optimálním případě? Jaký je podle vás ideální postup? Pozor! Toto je poměrně kritické místo, kde hodně zadavatelů uvádí velmi zkreslené a idealizované představy o chování návštěvníků. Tuto odpověď musíme brát s velkou rezervou a téměř vždy ji budeme korigovat a klientovi vysvětlovat, že návštěvníci webů se typicky chovají úplně jinak, než on si představuje. Ale i zkreslená klientova představa pro nás bude velmi cenný vstupní údaj.

Trh a marketing

  • Stávající obchodní model. Jak nyní získáváte pro své podnikání zákazníky, jaké používáte obchodní kanály? Jaký je váš marketingový model, jak používáte reklamu?
  • Konkurence. Jaké jsou vaše hlavní konkurenční firmy a jaká je jejich hlavní marketingová strategie? Existují online projekty, které považujete za přímou konkurenci svého budoucího webu? Udělali jste si představu, co z nich byste chtěli mít na svém webu také, a co naopak rozhodně ne?
  • Konkurenční výhoda. Máte jasno, v čem se lišíte od svých konkurentů, co je vaše specialita? Proč budou chtít návštěvníci dávat přednost vám před konkurencí?
  • Nika. Vidíte ve svém oboru nějakou tržní niku, část trhu, které se nikdo pořádně nevěnuje a váš web by jí mohl využít? Zde je obvykle velký prostor pro nás a může se velmi vyplatit náš vlastní výzkum, na jehož základě můžeme klientovi nabídnout tržní niky online byznysu, o kterých možná neměl ze své perspektivy ani tušení.
  • Monetizace. Má váš nový web generovat zisk? Pokud ano, jak? Důležité místo k ujasnění si požadavku, zda mají být na webu vůbec nějaké reklamní plochy, případně ke změně priorit celé koncepce webu.
  • Strategie. Máte představu, jak se na web návštěvníci dostanou kromě příchodu z vyhledávačů?
  • Opakovatelnost. Proč se budou chtít návštěvníci na váš web vracet? Máte představu, jak je k tomu pobízet?
  • Očekávání. Co se pro vás změní, až bude nový web v provozu? Za jak dlouho po dokončení vám podle vás web začne přinášet nějaký podstatný efekt?

Koncepce webu

  • Vizuální styl. Máte pro web připravené logo, je definovaný grafický styl či rovnou korporátní identita? Jsou dána nějaká vizuální pravidla a mají/smějí se případně měnit?
  • Negativní vymezení. Máte nějaké neoblíbené barvy, vizuální styly, způsoby prezentace? Vídáte na internetu nějaké často používané prvky, kterým se rozhodně chcete vyhnout?
  • Vaše inspirace. Sepište seznam pěti webů, které se vám líbí, a uveďte, co na nich považujete za atraktivní a inspirativní.
  • Tabu. Je něco, co rozhodně na webu nechcete publikovat? Tedy něco, co jinde vídáte jako běžné součásti webu, ale ve svém případě o to rozhodně nestojíte — např. informace z dění uvnitř firmy, fotografie zaměstnanců, reference třetích stran, kontakty na zaměstnance/management atp.
  • Celkový styl. Má web působit spíše konzervativně, nebo moderně, netradičně, konceptuálně, či dokonce provokativně nebo kontroverzně? Jaké je vaše vnímání zákazníků a váš vztah k nim — profesionálně seriózní, přátelský či rodinný, úslužný a ochotný, rovnocenně partnerský atd. Chcete se prezentovat s profesionálním odstupem, nebo naopak navazovat důvěrnější vztah? Toto je poměrně zásadní informace, která v případě ne zcela jasného zadání vyžaduje další konzultaci a upřesnění. Málokterý klient v tom má předem jasno, ale my v tom jasno mít musíme.

Technické otázky

  • Stávající web. Existuje? Pokud ano, do jaké míry je nutné zachovat jeho strukturu? Jeho styl? Vzhled? Obsah? Další typický příklad otázky, kdy odpověď možná známe, naznačíme ji a pouze si vyžádáme klientovo potvrzení.
  • Technické prostředky. Existuje doména, hosting? Bude se měnit (či naopak nesmí se měnit) platforma a jiné součásti stávajícího technického řešení? Pokud jsou změny možné, do jaké míry? Lze uvažovat pouze o drobných úpravách, nebo je v případě skutečně dobrého účelu možné zvažovat i zásadnější změny?
  • Rozpočet. Jaký máte řádově celkový rozpočet na vytvoření nového webu?
  • Deadline. Kdy nejpozději musí být web dokončen, případně jeho jednotlivé fáze?
  • Rozhodování. Kdo se bude na vaší straně o projekt starat a kdo bude dělat zásadní rozhodnutí? Jak dlouho taková rozhodnutí budou řádově trvat — hodiny, či týdny? Velmi důležitý bod pro nás, zde se jednoznačně určuje náš partner pro další proces vývoje a termíny, které máme na druhé straně očekávat. A stejně tak je to velmi důležité pro našeho klienta, aby si uvědomil samu existenci takového požadavku. Není výjimkou, kdy právě tento dotaz způsobí to, že klient takového člověka pro nás vyhradí a bez něj by všechna klíčová rozhodování během procesu návrhu webu stagnovala a zadrhávala se.
  • Obsah. Kde se vezme obsah webu, kdo ho zajistí? Do jaké míry lze převzít stávající obsah, pokud existuje? Pozor: mnoho našich klientů bude automaticky považovat obsah za součást naší dodávky, vůbec o něm nepřemýšlí a teprve tato otázka je přiměje se nad způsobem tvorby obsahu alespoň zamyslet.
  • Responsivita. Jak se má web chovat v různých velikostech a na různých zařízeních? Kde budou předěly, kdy se má chování měnit? Jaká budou pravidla pro různá zařízení – např. jiná navigační logika, zjednodušený obsah či skryté některé komponenty v mobilu apod.
  • Jazykové verze. Jaký bude primární jazyk webu? Bude nabízet více jazykových verzí? Má být pro všechny jazyky totožný obsah, nebo se má lišit?
  • Foto. Pokud budou pro web potřeba prezentační/produktové fotografie, máte k dispozici digitální fotky v profesionální kvalitě? Chybějící fotografie se nafotí, nebo se koupí ilustrační fotky z fotobanky? Opět časté kritické místo, nad kterým někteří klienti vůbec neuvažují. Obrazová složka webu jim připadá jako jaksi „automatická“, aniž by přemýšleli o tom, že z jejich stávajících nekvalitních fotek se krásný e-shop postavit nedá nebo že ani ilustrační fotky nejsou zadarmo (což si pohříchu mnozí stále myslí). Obdobně pro videa či jiná multimédia, pokud pro daný web dávají smysl.
  • Aktualizace. Máte představu, jak často a v jakém objemu se bude obsah webu měnit? Kdo a jak to bude zajišťovat, je na to vyhrazený dostatek prostředků a času?
  • Správa. Kdo bude web spravovat a kolik na to bude mít k dispozici času? To přece budete dělat vy, ne? Máme to ve smlouvě? Aha…
  • Limity. Víte o nějakých omezeních, předpisech a normách, které váš web bude muset dodržovat? Např. s ohledem na platné zákony a vyhlášky, pravidla přístupnosti, technické limity, firemní politiku atd.

Ostatní…

  • Na závěr je důležité dát prostor klientovi zmínit a upřesnit cokoli dalšího, co považuje za podstatné a v našem rozhovoru (či dotazníku) se na to nedostalo. Pokud posílám dotazník klientovi k vyplnění, vždy na závěr přidávám položku „Jiné“ či „Další“ apod. s dostatečným prostorem pro jeho vyjádření. Nikoli výjimečně zde můžeme narazit na body, které nás při úvodní analýze třeba ani nenapadly a pro našeho klienta budou skutečně důležité. Stejně přínosná může být následná diskuse při osobním jednání.

Nedá se říci, zda je lepší vyptávat se osobně a vyplňovat dotazník s klientem, nebo mu ho poslat a nechat ho vyplnit samotného. Osobní jednání bývá obecně lepší, ale nese s sebou i několik rizik. Jednak není úplně jednoduché naučit se vyptávat se zcela nezaujatě a neovlivňovat klienta návodnými otázkami a okamžitými nápady, jednak se nemusíme zrovna bavit s nejvhodnějším člověkem. Kdyby klient dostal dotazník k samostatnému vyplnění, třeba by se to dostalo k povolanější osobě a získali bychom mnohem relevantnější informace. Musíme si zkrátka — s ohledem na konkrétní zakázku a situaci — a předem dobře rozmyslet nejen proč a nač se ptát, ale i koho a jak. Jinak obvykle probíhají jednání s malým klientem a jinak s velkou korporací, jinak když zastupujeme velkého dodavatele a jinak když jsme sami za sebe coby designéři na volné noze.

Tak nebo tak bychom v této chvíli měli mít od klienta pohromadě všechny základní informace, které potřebujeme jako vstupy pro svou další práci. Tou nyní bude další průzkum, výzkum a analýzy a na základě jejich výsledků již samotné sestavování specifikace projektu.